Qu’entendons-nous par «entité chargée de la saisie»?

Les entités de saisie sont les services chargés de garantir la saisie des prestations bénévoles. Concrètement, il s’agit de: 
 

• chaque paroisse
• paroisses générales
• associations de paroisses
• arrondissements
• services généraux de l'Eglise
• autres entités organisationnelles des Eglises réformées dans le canton de Berne

Chaque entité se voit attribuer un identifiant et saisit les prestations bénévoles qui sont fournies dans le cadre de son entité.
 

Qui saisit les engagements lorsque plusieurs équipes participent à une offre?

Pour ce faire, il est nécessaire de trouver un accord entre les parties concernées. Il convient d'éviter les chevauchements et de clarifier au préalable les compétences entre les responsables de l'offre.

Exemple: Nuit des églises

Les équipes de bénévoles suivantes sont engagées: cafés de l’Eglise, chorale paroissiale, centre de jeunesse, guides (visite d’églises), équipe technique tout comme 20 bénévoles supplémentaires qui autrement ne sont pas engagés dans un groupe fixe. La paroisse A décide que la direction de la Nuit des églises saisira tous les engagements durant la manifestation ainsi que les travaux préparatoires de l’équipe centrale.

Justification: l’équipe préparatoire de la Nuit des églises assure la coordination et l’encadrement des bénévoles durant la journée. Elle a donc une vue d’ensemble sur qui s’est engagé et quand.

La paroisse B décide que la direction de la Nuit des églises ne saisira que les engagements des 20 bénévoles supplémentaires et les travaux préparatoires de l’équipe centrale.

Justification: les équipes existantes seront encadrées et coordonnées le jour de la manifestation par leurs directions respectives. L’équipe préparatoire de la Nuit des églises n’encadrera que les 20 bénévoles supplémentaires et ne connaîtra pas les engagements exacts au sein des équipes participantes.

Qui saisit les engagements de l’organe exécutif au niveau régional ou cantonal?

Le travail du Synode est saisi par les services généraux de l'Eglise (Synode, séances de fraction, séances de commission). Les activités effectuées en lien avec cette fonction au sein de la paroisse (p. ex. séances du conseil de paroisse, informations transmises à l'assemblée de paroisse) sont recensées par les paroisses.

La collaboration des membres du petit conseil ecclésiastique est saisie par les paroisses générales.

La collaboration au sein des comités d’arrondissement est saisie par les arrondissements.

Il est nécessaire de trouver un accord pour la saisie des activités dans les assemblées des arrondissements ainsi que pour les déléguées et délégués aux assemblées d’associations de paroisses.

Qui saisit les prestations fournies par des bénévoles pour les offres / projets régionaux placés sous la responsabilité de plusieurs paroisses?

Dans ce cas, il est nécessaire de trouver un accord. Il subsiste plusieurs possibilités: 

• Une paroisse saisit dans la banque de données les prestations fournies par tous les bénévoles. 
• Une clé de répartition est déterminée entre les paroisses.
• Les paroisses se relaient tous les ans.Il est essentiel de se concerter afin d'éviter les doubles saisies.

Qui saisit les prestations fournies par des bénévoles dans le cadre d’offres / de projets œcuméniques et comment les engagements sont-ils répartis entre les Eglises nationales respectives?

Il est recommandé là aussi de trouver un accord. Nous préconisons qu'une paroisse réformée ou catholique saisisse les prestations fournies par les bénévoles durant l'année / l'engagement. Les parties concernées règlent la manière dont la saisie des bénévoles est répartie entre les confessions. Les parties prenantes transmettent leurs chiffres au plus tard à la fin de l'année.
 

Qui saisit les prestations fournies par des bénévoles dans le cadre d'offres / de projets organisés en collaboration avec des Eglises libres?

Les engagements des bénévoles qui sont accompagnés par l'Eglise réformée sont saisis.

A quel moment les personnes bénévoles sont-elles affectées à l’entité chargée de la saisie (mot-clé: organismes responsables externes )?

Critères servant de base de décision:

• L’offre remplace une offre existante propre à une paroisse.
• L’offre constitue un complément voulu par la paroisse et est conçue comme une partie constituante de son travail, par exemple dans le cas où la paroisse apporte un (co)financement et participe personnellement à son élaboration.

Les personnes bénévoles peuvent par exemple être affectées à l’entité chargée de la saisie:

• si elles sont recrutées et accompagnées par l’entité chargée de la saisie dont la paroisse se sent responsable;
• si elles sont inscrites sur une liste d’adresse de l’entité chargée de la saisie;
• si elles sont régulièrement valorisées ou invitées à un repas de soutien.

Ne sont pas saisis les engagements des bénévoles qui pour le compte d'une autre organisation apportent une contribution aux événements des entités chargées de la saisie.

Ne sont pas non plus saisis les engagements des bénévoles qui pour le compte d'une autre organisation proposent des offres / projets dans les bâtiments des entités chargées de la saisie.

Exemple: «Table couvre-toi»

La paroisse cherche et accompagne les bénévoles qui participent à la distribution de produits dans la maison de paroisse. «Table couvre-toi» veille à ce que le matériel soit livré dans la maison de paroisse et à ce que les produits restants soient repris; elle ne met donc que le cadre à disposition. Les engagements des bénévoles peuvent être saisis.

Exemple: «Alliance nationale Suisse des Unions Chrétiennes»

La paroisse a participé activement à la fondation de l’association «UC Suisses». Depuis peu, la section bernoise des UC Suisses est organisée sous la forme d’une association indépendante. Les offres proposées par UC Suisses (camps, les après-midis du groupe de cadets UC Suisses, les offres de l’animation jeunesse des paroisses) font cependant toujours partie de l’offre ecclésiale. L’équipe UC Suisses est encadrée par une pasteure ou un pasteur, et la section bernoise des UC Suisses reçoit un important soutien financier de la paroisse.

Les engagements des bénévoles accomplis dans le cadre des offres de la paroisse (cf. exemple ci-dessus) peuvent être saisis comme des engagements.

Tout le travail bénévole réalisé pour le compte de l'association nouvellement organisée (p. ex. comité directeur, réunions d'équipe, etc.) ne doit cependant pas être saisi.

Exemple: Roundabout / Boyzaround

Un groupe «Roundabout » et «Boyzaround» est constitué en collaboration avec l'animateur jeunesse local et la Croix-Bleue. La paroisse met à disposition les locaux, finance l’offre et se tient à disposition des animatrices et animateurs pour les soutenir dans la mise en œuvre. La Croix-Bleue assure leur formation, les initie à leur tâche et met à disposition des outils et des documents pour la promotion.

Les activités dansantes dirigées par les animatrices et animateurs ne sont pas saisies puisque c’est la Croix-Bleue qui est en charge de leur recrutement, de leur formation et de leur suivi.

Si l’offre est soutenue par une équipe élargie mise en place et accompagnée par la paroisse, les engagements peuvent être attribués à cette dernière et donc être saisis.

Exemple: Journée d’action Coq Vert

Lors de la journée d’action de la paroisse, des bénévoles de Pro Natura organisent un après-midi avec des membres de la paroisse consacré à l’entretien des haies et à la création de niches à insectes. Ces engagements ne sont pas saisis.

Exemple: Chœurs / ensembles musicaux externes lors d’événements ecclésiaux 

Le chœur de yodel, le chœur de femmes ou d’hommes ou la Musique des Jeunes (etc.) chantent / jouent durant le culte. Ces prestations ne font pas l’objet d’une saisie.